Vedtægt for
Birkholm Havn
2023

§ 1. Navn og hjemsted

Foreningens navn er Birkholm Havn, som har hjemsted på øen Birkholm i Ærø kommune.

§ 2. Formål

Beboerforenings formål er at drive, udvikle og vedligeholde Birkholm havn, herunder de til havnen hørende knyttede faciliteter, og drager omsorg for havnens forsvarlige vedligeholdelse og iværksætter dertil nødvendige vedligeholdelses- og forstærkningsarbejder.

Stk. 2. Varetager Birkholms havns interesser, i samarbejde med Ærø Kommune, institutioner, interesseorganisationer og foreninger som har sammenfaldne interesser til fælles bedste.

Stk. 3. Virker i samarbejde med øens lodsejere for at øens havn er i god og forsvarlig stand, i overensstemmelse med gældende love, retningslinjer og beslutninger.

Stk. 5. Inddrager husstande til løsning af de forskellige opgaver til fælles bedste.

Stk. 6. Beboerne holdes løbende opdateret om bestyrelsens virke og havnen, fortrinsvis via hjemmesiden og nyhedsbreve.

Stk. 7. Ved forandringer og udvidelse af havne anlægget og dertil knyttede faciliteter sikrer bestyrelsen, at nødvendige tilladelser fra offentlige myndigheder foreligger, alt efter arbejdets art og omfang.

§ 3. Medlemmer

Alle der har fast bopæl (ejer eller lejer) eller er grundejer på Birkholm, kan være medlem af havnen.

Stk. 2. Der kan optages passive medlemmer, der ønsker at støtte Birkholm.

Stk. 3. Hver husstand har bådplads til én båd i havnen. Erhverv er undtaget denne begrænsning.

Stk. 3. Medlemmer med båd har ret til at bruge havnen, havnens arealer, slæbested til isætning og optagning af båd.

Stk. 5. Ethvert medlem forventes at værne og beskytte Birkholms interesser og omdømme, det gode fællesskab,efterleve vedtægt, samt beslutninger truffet af generalforsamlingen og bestyrelsen.

Stk. 6. Alle medlemmer opfordres til at hjælpe til ved vedligeholdelse af havnen og de løbende aktiviteter i forbindelse med havn, og ved at deltage i de årlige arbejdsdage så det fælles ansvar for løsning af opgaver deles, og det gode fællesskab fastholdes.

Stk. 7. Det påhviler ethvert medlem at orienterer bestyrelsen om ændringer i adresse, mail og telefonnummer.

§ 4. Kontingent

Medlemmer af havnen betaler et årligt kontingent fastsat af generalforsamlingen.

Stk. 2. Kontingent indbetales senest den 1. oktober på havnens konto.

Stk. 3. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde fastsætte nærmere regler om kontingentreduktion, herunder kontingent for ekstraordinære medlemmer.

§ 5. Hæftelse

Bestyrelse og medlemmer hæfter ikke for foreningens gæld. Udestående fordringer kan alene realiseres i foreningen aktiver.

§ 6. Ordinær Generalforsamling

Generalforsamlingen er havnens øverste myndighed.

Stk. 2. Den ordinære generalforsamling holdes sædvanligvis den 2. lørdag i juli måned.

Stk. 3. Generalforsamlingen indkaldes skriftligt med et varsel på mindst 14 dage.
Indkaldelsen sker på hjemmesiden og ved mail, eller evt. ved post.
I indkaldelsen gøres der opmærksom på, at forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal fremsendes skriftligt til Oldermanden senest 20 dage før generalforsamlingen.
Indkomne forslag medtages i den udsendte dagsorden.

Stk. 4. Enhver lovligt indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig.
Beslutning vedtages med almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.
Afstemninger sker skriftligt, hvis dirigenten bestemmer dette, eller hvis mindst 1/3 medlemmer begærer skriftlig afstemning.
Personvalg foregår altid skriftligt, hvis der er flere kandidater til samme post.
Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde og ikke ved fuldmagt.
Vedtægtsændringer kan kun behandles på en ordinær generalforsamling, og skal vedtages med et kvalificeret 2/3 flertal af de afgivne stemmer.

Stk. 5. Hver ejendom, der har betalt kontingent, har 1 stemme.

Stk. 6. Generalforsamlingen vælger en dirigent til at lede forhandlingerne. Dirigenten efterprøver om generalforsamlingen er lovlig indvarslet, og gennemgår dagsorden og indkomne forslag.

Stk. 7. Der føres referat over generalforsamlingens beslutninger, der underskrives af dirigenten og Oldermanden.

Stk. 8. Dagsorden:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Valg af 2 stemmetællere
4. Forelæggelse af bestyrelsens beretning til godkendelse.
5. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
6. Orientering om næste års budget.
7. Fastsættelse af kontingenter og takster:
   a. Kontingent til havnen.
   b. Takst for passive medlemmer.
   c. Havnetakster, årskort og erhvervsårskort.
   d. Takster for leje af teltplads og shelter
8. Behandling af indkomne forslag.
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer:
   a. Oldermand er på valg i lige år
   b. 2 er på valg i lige år.
   c. 2 er på valg i ulige år.
   d. 1 suppleant vælges hvert år.
10. Valg af 2 revisorer (vælges hvert år)
11.  Valg af 1 revisorsuppleant (vælges hvert år)
12.  Eventuelt (her kan alt drøftes, men intet besluttes).

§ 7. Ekstraordinær Generalforsamling

Ekstraordinær Generalforsamlingen skal indkaldes når 4 bestyrelsesmedlemmer ønsker det, eller 30 % af beboerforeningens medlemmer fremsender skriftligt ønske om det, med angivelse af hvilket punkt eller sag der ønskes behandlet.
Forslaget fremsendes til Oldermanden, som medtages i den udsendte dagsorden.

Stk. 2. En ekstraordinær generalforsamling skal holdes senest 4 uger efter ønsket er fremsat, og skal indkaldes
skriftligt med mindst 14 dage.

Stk. 3. Indkaldelse sker på samme måde som ved en ordinær generalforsamling.

Stk. 4. Enhver lovligt indvarslet ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdygtig.
Beslutning vedtages med almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.
Afstemninger sker skriftligt, hvis dirigenten bestemmer dette, eller hvis mindst 1/3 medlemmer begærer skriftlig afstemning.
Personvalg foregår altid skriftligt, hvis der er flere kandidater til samme post.
Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde og ikke ved fuldmagt.
Vedtægtsændringer kan ikke behandles på en ekstraordinær generalforsamling.

Stk. 5. Hver ejendom, der har betalt kontingent, har 1 stemme.

Stk. 6. Generalforsamlingen vælger en dirigent til at lede forhandlingerne. Dirigenten efterprøver om generalforsamlingen er lovlig indvarslet, og gennemgår dagsorden og indkomne forslag.

Stk. 7. Der føres referat over den en ekstraordinære generalforsamlings beslutninger, der underskrives af dirigenten og Oldermanden.

Stk. 8. Dagsorden:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Valg af 2 stemmetællere.
4. Behandling af indkomne forslag.
5. Eventuelt (her kan alt drøftes, men intet besluttes).

§ 8. Bestyrelsen

Bestyrelsen består af 7 medlemmer.
– 5 valgt af beboerne med en valgperiode på 2 år
– 2 ø-repræsentanter til Birkholmudvalget, valgt af beboere med folkeregisteradresse på Birkholm. Valget sker samtidig med kommunevalget på Ærø, med en valgperiode på 4 år.

Stk. 2 Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde efter en generalforsamling med sekretær og havnefoged.
Alle bestyrelsesmedlemmer kan vælges til alle poster. Oldermand og kasserer kan ikke være samme person.
Bestyrelsen kan vælge medlemmer til at varetage særlige opgaver.

Stk. 3. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der godkendes på et bestyrelsesmøde

Stk. 4. Bestyrelsen leder havnens daglige arbejde.

Stk. 5. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.

Stk. 6. Bestyrelsen holder medlemmerne løbende orienteret om bestyrelsens arbejde og beslutninger, samt øvrige informationer som vurderes at have interesse for medlemmerne. Det sker fortrinsvis på hjemmesiden og/eller via mail eller evt. post.

§ 9. Økonomi og tegningsret

Bestyrelsen kan ikke stifte gæld, eller forpligte foreningens medlemmer økonomisk.

Stk. 2. I større økonomiske anliggender har Oldermanden og kassereren tegningsret i forening Bestyrelsen fastlægger en beløbsgrænse (dispositionsgrænse) i forretningsordenen.

Stk. 3. Bestyrelsen påser at bogføring og formueforvaltning sker på tilfredsstillende måde.

§ 10. Udmeldelse og eksklusion

Udmeldelse af havnen skal ske med mindst en måneds skriftligt varsel til udgangen af december.

Stk. 2 Bestyrelsen kan slette et medlem, som er i restance med kontingent (evt. gæld opretholdes).

Stk. 3. Bestyrelsen kan ekskludere et medlem af havnen der i væsentlig grad har optrådt eller handlet til skade for havnen eller Birkholm.
Eksklusion skal godkendes på førstkommende generalforsamling for at få endelig gyldighed, og kræver, at 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for.
Hvis forslaget om eksklusion ikke opnår et sådant flertal, kan eksklusionen prøves på en ekstraordinær generalforsamling, hvis 2/3 af de fremmødte stemmer for.

Stk. 4 Et medlemskabs ophør uanset grund medfører ikke krav på andel i foreningens formue, eller tilbagebetaling af kontingenter/indbetalinger til havnen.

§ 11. Foreningens opløsning

Foreningen kan kun opløses på en ekstraordinær generalforsamling indkaldt til det formål, og kun såfremt 3/4 af de stemmeberettigede medlemmer deltager, og hvis 3/4 af de fremmødte stemmer for opløsning.

Stk. 2. Ved foreningens opløsning skal generalforsamlingen træffe beslutning om anvendelse af foreningens eventuelle formue og aktiver.
Formuen skal anvendes til formål for og på Birkholm.

§ 12 Force Majeure

Vedtægtens bestemmelser kan kun helt undtagelsesvis fraviges.

Stk. 2. Force majeure foreligger når det væsentligt er umuligt for bestyrelsen at opfylde bestemmelserne i vedtægten, af udefrakommende grunde som bestyrelsen ikke kunne forudse, forebygge eller overkomme, og som ikke skyldes uagtsomhed hos bestyrelsen.

Stk. 3 Force majeure forekommer typisk ved uforudsigelige ekstraordinære udefrakommende omstændigheder; krig, borgerkrig, oprør, civile uroligheder, invasion, terror, epidemier, atomuheld, oversvømmelse, generalstrejker eller general-lockout.

Stk. 4. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt bestyrelsen uden ugrundet ophold giver skriftlig meddelelse herom til medlemmerne af havnen.